Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notariskantoor Rosenberg Polak
Adres: Eisenhowerlaan 120
Postcode / Plaats: 2517 KM ‘S-GRAVENHAGE
Contactpersoon: M.C.M. de Groot
e-mailadres: info@rosenbergpolak.nl

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

– het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
– om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
– voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

1. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
2. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
3. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
4. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
5. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

1. De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, BSN bij het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van het passeren en bewaren van notariële akten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• het passeren van de notariële akte;
• wettelijke verplichting op grond van artikel 58 en 59 Wet op het Notarisambt.

2. De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, BSN bij het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van het voorbereiden en afhandelen van notariële akten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• het passeren van de notariële akte;
• wettelijke verplichting op grond van de Selectielijst (119), Staatscourant 2005, nr. 212 (archiefwet).

3. De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, financiële gegevens (afrekening horend bij dossier) bij het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending van concepten en dossierstukken aan derden, met toestemming van de cliënt, heeft de volgende doeleinden en vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

• informeren van derden op verzoek van de cliënt;
• op grond van toestemming van de cliënt.

4. De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, BSN bij het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

• uitvoeren van de opdracht gegeven door de cliënt.

5. De verwerking van NAW, geboortedatum en geboorteplaats bij het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in registers heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• kenbaarheid;
• op grond van de wettelijke verplichtingen en waarbij de wettelijke grondslag ontbreekt, toestemming van de cliënt.

6. De verwerking van naam, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatie bij het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek;
• wettelijke verplichting op grond van de selectielijst (123) en artikel 52 lid 2 Wet op het Notarisambt.

7. De verwerking van naam en contactgegevens bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens voor aanleggen van registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

• marketing en acquisitie;
• op grond van toestemming van de cliënt.

8. De verwerking van naam, contactgegevens, hoedanigheid contactpersoon zakelijke ketenpartners en adviseurs bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

• informeren en faciliteren van de samenwerking in de keten;
• op grond van toestemming van de cliënt.

9. De verwerking van NAW en bankrekeningnummer bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens door de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;
• wettelijke verplichting op grond van artikel 2:10 lid 3 en 4 Burgerlijk Wetboek, artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, de selectielijst (122) en artikel 24 lid 6 Wet op het Notarisambt.

10. De verwerking van sollicitatiebrief, CV, assessment, VOG-verklaring bij het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

• selectie van personeel;
• op grond van toestemming van de sollicitant.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

– Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel

– Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent

– Hypotheekadviseur of geldverstrekker in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent

– Schuldenaar

– Schenker

– Accountant of andere adviseur in verband met werkzaamheden met betrekking tot uw onderneming

– Testateur/testatrice

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers (indien dit wettelijk verplicht dan wel onderdeel is van de door ons verrichte werkzaamheden):

– Registerhouders, zoals de Kamer van Koophandel, de bewaarder van het Kadaster, de rechtbank (het huwelijksregister), het centraal (levens)testamenten register;

– Koninklijke Beroepsorganisatie;

– Belastingdienst;

– Makelaar of andere adviseurs, na uw toestemming;

– De wederpartij of andere betrokkene(n) bij uw akte of onderhands stuk;

– Een (toekomstig) gerechtigde die rechten uit uw akte of onderhands stuk kan ontlenen.

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via de heer M.C.M. de Groot (groot@rosenbergpolak.nl) of de heer R.P. Revoort (revoort@rosenbergpolak.nl). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.